Como usar o Microsoft Office para a gestão do projeto


Se você é um gerente de uma grande empresa ou uma mãe organizar uma angariação de fundos local, gerenciamento de projetos é uma tarefa complicada! Além de todas as habilidades de pessoas que você deve ter para vender a sua ideia e manter os trabalhadores na linha, há uma infinidade de detalhes logísticos para trabalhar. Encontrar meios adequados para ajudá-lo em seu projeto é vital para o sucesso do evento. Microsoft Office Suite é um programa muito popular para a maioria dos usuários domésticos e empresariais, mas as pessoas geralmente só entender Microsoft Word. Vamos dar uma olhada em todos os programas do Microsoft Office, e como você pode ajudar em seu trabalho como gerente de projetos.

Para os efeitos deste artigo, vamos imaginar que você está supervisionando um leilão silencioso como um fundraiser na escola.




Use o Microsoft Outlook para se comunicar

Baseado em web Muitos portais de e-mail não tem classificação, organização e recursos de relatório que faz Outlook. Desde que você estará gerenciando um grande grupo de pessoas, você quer ter uma maneira rápida para lidar com a enorme quantidade de e-mails que você recebe diariamente. Aqui estão algumas razões pelas quais você deve usar o Outlook para o grande projecto:

  • Várias contas de e-mail pode ser verificado no Outlook. Você pode criar um novo endereço de e-mail para o seu projeto e ter baixado o Outlook com o seu e-mail pessoal e trabalho.
  • Outlook tem boas características de segurança que bloqueiam spam, lixo eletrônico, bem como imagens e anexos contendo vírus. Se você trabalha com clientes e pessoas que não sabem bem, proteger o seu computador Outlook.
  • Outlook permite que você envie out-of-office respostas que são personalizados para o grupo que você está trabalhando. Se você tem informações importantes que você precisa dar às pessoas em sua equipe, você pode se especializar sua mensagem para eles, mantendo uma mensagem genérica diferente dos outros.
  • O recurso de calendário permite que você conecte facilmente na hora da reunião clicando na parte da mensagem que fornece os detalhes do caso. Calendários pode ser compartilhados com outros usuários também.
  • Manter todas as informações de contato organizado no livro de endereços do Outlook. Desde alguns contatos sobrepõem entre casa, trabalho e escola, não há necessidade de se preocupar sobre como procurar um endereço em outra conta de e-mail.
  • Bandeira mensagens importantes que você não pode chegar de imediato, envie um e-mail com a confirmação de leitura, ou rapidamente organizar e-mail com a opção de pasta no Outlook.
  • Outlook diz uma cópia do seu e-mail diretamente para o disco rígido, a fim de ter uma cópia extra do seu alcance, você deve parar um aplicações baseadas na web endereço de e-mail.

Use o Microsoft Publisher para a promoção

Quando é hora de colocar os panfletos em torno da escola, enviar um boletim informativo casa com os pais, ou fazer cartões de agradecimento para doações, Microsoft Publisher é uma ótima ferramenta para usar o Microsoft Word por causa dos modelos e flexibilidade Embutido Com design.

  • As imagens podem ser cortadas, editadas e posicionado exatamente como você quer que eles no Publisher. Não há necessidade de mexer com o alinhamento e espaçamento do jeito que você faz no Word.
  • Há lotes de blocos pré-construídos para útil, como barras laterais, calendários, anúncios e outras características que possam agregar charme e estilo para o seu boletim.
  • Não se sabe com fontes e cores. Microsoft Publisher conta com centenas de idéias pré-concebidas que tornam a montar um publicação de uma brisa. Se você optar por personalizar ainda mais um modelo, não há restrições.
  • A opção de visualização de impressão no Publisher é uma ótima ferramenta para usar quando você quer ter certeza de que o boletim parece bom no papel como o faz na tela. Também dá-lhe a oportunidade de ver como sua página será o layout (e lançar) ao imprimir em ambos os lados.

Use o Microsoft PowerPoint para apresentação

Antes de seu leilão silencioso, você pode precisar de "vender" a sua ideia para a diretoria da escola ou de um doador em potencial. Com o PowerPoint, você pode criar uma experiência multissensorial com texto, imagens e música.

  • Criar gráficos que são animado, mostrando o potencial de crescimento através de ganhos de angariação de fundos.
  • Design slide com texto convincente sobre por que as escolas deveriam usar sua idéia (s) para gerenciar o projeto.
  • Adicione efeitos sonoros (como a febre tifóide ou aplausos) para acompanhar as partes da apresentação mostrando os frutos de um leilão silencioso.
  • Você também pode fazer uma apresentação de imagens que mostram os alunos e professores que ajudam ou bens que podem ser comprados com os fundos.
  • Durante o leilão, você pode executar uma apresentação de slides de fotografias de alunos em música inspirada na esperança de que ele irá mover o coração de doadores para oferecer mais!
  • Você pode usar o PowerPoint para fazer anúncios sobre o início eo fim do leilão.
  • Você pode usá-lo para criar dinâmica de apresentação de slides de pessoas importantes que devemos agradecer a você no final do evento.

Use Microsoft Excel para orçamento

Para manter o controle de despesas e dinheiro ganho, use Excel. O formato de planilha permite o ajuste das linhas de fundo incrivelmente fáceis. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer com o Excel.

  • Crie um orçamento para o projeto inteiro com Excel. Sua função é manter o controle de todas as despesas, rendimentos e outros logística que precisam ser organizados em breve.
  • Você pode adicionar uma grande coluna de números rapidamente e usar uma fórmula para que, quando os dados forem alterados, a linha de fundo faz tão bem.
  • Use uma planilha eletrônica para rastrear itens doados E outra folha de cálculo para controlar o dinheiro ganho no mesmo leilão. Mais planilhas pode ser usado em uma pasta de trabalho.
  • Você pode facilmente classificar os dados em ordem alfabética, numérica, ou com base em de datas, horários ou outras características.
  • Planilhas podem ser ligados por isso, se o número muda para um, ajusta automaticamente os dados sobre outras folhas.
  • Vire planilhas em barras ou gráficos de pizza para mostrar apresentações de PowerPoint ou em sua newsletter. Gráficos importar facilmente em outros produtos do Office.
  • Use o Excel para facilitar o registro das informações de contato e outros dados de identificação de doadores ou vencedores.
  • Construído em modelos permitem que você faça listas de inventário, folhas de contato com o cliente, folhas de tempo, e de fazer listas.

Use o Microsoft Word para rótulos, mailing, sinais, e memo

Qualquer outro tipo de documento que você precisa fazer pode ser feito facilmente com o Microsoft Word. A maioria das pessoas está familiarizada com as funções do software, por isso não devem ser listados aqui. No entanto, pode haver algumas ferramentas que você nunca pensou usar até que ela tornou-se chefe de um projeto.

Você sabia?

  • Microsoft Word tem um recurso de blogging que permite que você facilmente transformar o documento em um post de blog. Quando você inicia o evento programado para o leilão silencioso, criar um blog no Blogger ou Wordpress, onde você pode facilmente enviar atualizações.
  • Você pode transformar os documentos em slides do PowerPoint também.
  • O recurso de bastidores Microsoft Word permite que você manipule um lote de documentos ao mesmo tempo. Você pode imprimir, rever, salvar e outras funções sem ter que abrir cada arquivo individualmente.
  • As últimas versões do MS Word auto salvar o documento. Não há mais documentos perdidos, porque você se esqueceu de salvar regularmente.
  • Com um Windows Live ID, você pode co-autor documentos com outros usuários do time.
  • A função de comparação permite que você assista duas características do mesmo documento. Isso é útil quando várias pessoas estão a rever e editar uma planilha de informações ou nota.
  • -Mails em massa são feitas facilmente com o recurso de mala direta no Word. Pode se integrar com Outlook quando você está tomando todas as informações de contato.
  • Criar etiquetas, calendários, agendas e facilmente com o Word.

Preview da Microsoft o Office 2013

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  • Gestão de Projetos | Software de Colaboração Projeto | Microsoft Project 2010
    Microsoft Project 2010 é um dos melhores projetos de software de gestão e colaboração que fornece uma projectos intuitiva e fácil de concluir com êxito.

O que sobre o Microsoft Project?

Microsoft Project é uma parte separada do pacote Office de software projetado especificamente para o gerenciamento de projetos no mundo dos negócios. Você pode integrar plenamente com todas as outras ferramentas de escritório, além de que adicionou recursos de agendamento, projeções de orçamento, atividades de compartilhamento e atualizações de status, formas poderosas de apresentação, ou outras opções que torná-lo uma ferramenta fantástica para grandes projetos .

Este não é um investimento sábio para um projeto pequeno local com um orçamento modesto. Se, entretanto, você é uma grande empresa de milhões de dólares, o Microsoft Project é, provavelmente, já em seu inventário!

O autor

Julie Deneen é um escritor freelance e mãe de três filhos lindos em Connecticut. Ela tem formação em música, psicologia e tecnologia.

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